Academic Resource Integritetspolicy

På Academic Resource värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd.

Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktig för Academic Resource som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskydds lagstiftning (GDPR). Denna integritetspolicy ("Integritetspolicyn") är en samtyckeshandling och beskriver Academic Resources behandling av personuppgifter. Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Med hjälp av innehållsförteckningen nedan kan du lätt navigera till de avsnitt som är av särskilt intresse för dig.

Innehållsförteckning


Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempelvis namn, adress, kontaktuppgifter, CV, personligt brev mm.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?
• Academic Resource AB, org. nr 556649-0917
• Academic Holding AB, org. nr 556692-0962
med adress Norr Mälarstrand 100, 112 35 Stockholm är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.
Dataskydd@academicresource.se

För vem gäller policyn
Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, anställda och andra intressenter.

För vad gäller policyn
Denna Integritetspolicy reglerar hur Academic Resource samlar in och behandlar personuppgifter för vår verksamhet som är uthyrning/bemanning, rekrytering och interimslösningar. Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter mellan Academic Resource och de leverantörer och kunder som Academic Resource har en affärsrelation till.

Ibland annonseras tjänster från Academic Resource på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av Academic Resource. Academic Resource har inte granskat dessa webbplatser som kan innehålla länkar till Academic Resources webbsida. Denna Integritetspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser, och Academic Resource är inte ansvarigt för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av Academic Resources webbplats.

Behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka vår möjlighet att erbjuda dig lämplig tjänst utifrån vår verksamhet.
Academic Resource behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för vår verksamhet. Det gäller även känsliga personuppgifter.

Genom att godkänna denna Integritetspolicy samtycker du till att Academic Resource behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy.
Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter.

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter Academic Resource behandlar och hur Academic Resource kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.

Kandidater/Arbetssökande
De personuppgifter Academic Resource behandlar om dig som kandidat utgår från de uppgifter du själv lämnar till Academic Resource via vår webb eller genom kontakt med vår personal. Academic Resource kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera denna Integritetspolicy.
De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgift från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) samt uppgifter som är nödvändiga för uppföljning av vår verksamhet.

I det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från Academic Resource lämnar fotografi på dig själv samtycker du till att Academic Resource behandlar sådant fotografi.
Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.

Med anledning av att vissa av Academic Resources kunder ställer höga säkerhetskrav på individer kan vi i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtest på dig. Vid sådana kontroller/tester kommer du att få lämna ett särskilt samtycke innan det kan få ske/utföras.

Som en del i en bakgrundskontroll kan Academic Resource be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för de tjänster Academic Resource tillhandahåller. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med Academic Resource och/eller Academic Resources kund. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras konfidentiellt och kommer aldrig att behandlas av Academic Resource. Academic Resource kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med Academic Resources kund i syfte att kunna tillhandahålla våra tjänster.

Det kan även i vissa situationer vara nödvändigt för Academic Resource att inhämta ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag.

Academic Resource kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.

Anställda
De personuppgifter vi kommer att behandla om dig som anställd består av, utöver de uppgifter som angivits under stycket ”Kandidater/Arbetssökande”, bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter.
Academic Resource kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att Academic Resource ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare.

Lagring av personuppgifter
Academic Resource har som slogan ”we take you further” vilket innebär att du genom oss skapar din egen karriär. Vi anser och har flertalet exempel till grund för vår syn att arbetssökande är en livslång process. Vi har hjälpt flera personer som registrerat sig som arbetssökande hos oss att genom återkommande kontakt få nya roller genom åren och bygga sin karriär.

Vi har flera exempel på personer som för 10 år sedan ansökte tjänster som assistenter, som idag har betydligt tyngre roller i och i många fall en ansvarig position. Det är av just detta skäl vi spar dina personuppgifter till dess du som kandidat/arbetssökande återkallat ditt samtycke.

Academic Resource kommer som huvudregel att spara personuppgifter enligt samtycke eller laga krav (då minst 10 år eller längre) som rör:

  • uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess (till dess du som kandidat/arbetssökande återkallat ditt samtycke)
  • anställningsavtal
  • kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut
  • kontrolluppgifter, tills dess att Academic Resources pensionsåtaganden upphört

Personuppgifter – utskick och annan information
Det samtycke som lämnats täcker även att den information som du förser Academic Resources med kan, av Academic Resource, användas för mailutskick och analyser för att på så vis förse kandidater, anställda och kunder med en bättre upplevelse och förbättra kvaliteten på våra tjänster (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig).

Vid registrering i vårt system har du möjlighet att välja att inte bli kontaktad med mailutskick gällande tips på tjänster.

I det fall du godkänt men inte längre önskar motta mailutskick kan du kontakta oss och ange att du inte längre önskar bli kontaktad.

Hur skyddas dina personuppgifter?
Academic Resource har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. Academic Resources anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Academic Resources regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.


Vem kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Internt
Academic Resource delar som huvudregel personuppgifter som kommer från dig som kandidat/arbetssökande eller anställd med samtliga affärsområden inom Academic Resource i syfte att kunna tillhandahålla våra tjänster. Delning är nödvändig för att snabbt och effektivt kunna erbjuda dig relevanta och spännande uppdrag och erbjuda den bästa kompetensen för Academic Resources kunder.

Känsliga personuppgifter delas som huvudregel inte mellan affärsområdena inom Academic Resource. Innan en delning av känsliga personuppgifter sker gör Academic Resource alltid en bedömning om huruvida en sådan delning är nödvändig för syftet som de känsliga personuppgifterna samlats in för samt om det behövs ytterligare samtycke till delningen eller om det finns lagstöd för att dela personuppgifterna.

En förutsättning för delning av personuppgifter mellan affärsområden är att den företas i enlighet med denna Integritetspolicy, interna policys och relevant personuppgiftslagstiftning.

Externt
Personuppgiftsbiträden
I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

  •  IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden är det för att uppfylla de åtaganden vi har mot dig och i enlighet med det syfte vi har med behandlingen av (t.ex. lagring av inhämtade och behandlade data). Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga
Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

  • Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.
  • Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
  • Kundföretag (företag som använder sig av våra tjänster) i syfte att utföra vår verksamhet, rekrytering och uthyrning av personal.

När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Academic Resource kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy. Inom ramen för vår verksamhet kan personuppgifter lämnas vidare till Academic Resources kunder, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av våra tjänster.

Academic Resource kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, till exempel för teknisk support, drift av IT-system, externa testföretag eller leverantörer som hanterar marknadsföring för vår räkning.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall Academic Resource omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.


Academic Resource som personuppgiftsbiträde
Academic Resource är personuppgiftsansvarig för Academic Resources personuppgifter men det kan förekomma situationer där Academic Resource inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje man. När Academic Resource behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och Academic Resource är då bundet av de instruktioner som Academic Resource fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Academic Resource inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men Academic Resource kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

Dina rättigheter
Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till Academic Resource på adressen ovan (under "Personuppgiftsansvarig") få besked om vilka personuppgifter som Academic Resource behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, raderar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.

Ändringar i denna integritetspolicy
Academic Resource förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webb platsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Academic Resources personuppgiftsbehandling.

Kontakta oss
Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på Dataskydd@academicresource.se